Integritetspolicy (GDPR)
Allmänt om GDPR
Från den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR). GDPR ersätter den befintliga Personuppgiftslagen (PUL) och gäller för alla EU-länder.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är sådan data som på något sätt identifiera dig som person. Dvs namn, adress, telefon, mail, foto etc. Icke-personlig information om bokningar, försäljning och aktiviteter inkluderas inte då detta räknas som affärshemligheter och i många fall omfattas av bokföringsregler och redovisningsplikt.
Vad är behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysiskt nu levande person. Behandling av personuppgifter är allt som sker med dessa uppgifter. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller manuellt. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Var lagras dina personuppgifter?
De uppgifter vi samlar in lagras och bearbetas i vårt affärssystem och lönesystem på vår egen server
Hur använder vi dina personuppgifter?
Vivitaly behöver inte inhämta samtycke från dig som kund hos oss då ett kundavtal ingås när en första order läggs. Vi kan använda dina personuppgifter för följande ändamål:
• För att registrera dig som kund/kontaktperson
• För att skapa inloggningsuppgifter till e-handel och andra digitala tjänster
• För att bearbeta dina beställningar, leveranser
• För att hantera kundserviceärenden och reklamationer
• För att kontakta dig vid eventuella problem med beställning och/eller leverans
• För att besvara dina frågor och informera dig om nya, ändrade tjänster/produkter/rutiner
• För att hantera bokningar av event, mässor, utbildningar
• För att skicka marknadsförings erbjudanden som nyhetsbrev, kampanjtidningar eller annan information/kommunikation
• För att genomföra och hantera deltagande i tävlingar
• För att utföra kreditkontroller av företag som registreras som kund eller ansluts till nya tjänster
• För att göra analyser så att vi kan ge dig relevanta erbjudanden och information
• För att skicka enkäter, marknadsundersökningar som ger dig möjlighet att påverka våra erbjudanden och tjänster
• För att testa och förbättra system som tillhandahåller våra tjänster
• För att förhindra missbruk eller olämplig användning av våra tjänster
• För att förhindra, förebygga och utreda brott mot bolaget
Vidare, för att kunna fullgöra bolagets rättsliga förpliktelser, behöver vi behandla uppgifter om den fordran som är obetald, avtalet och andra omständigheter kring köpet som ligger till grund för fordran, samt eventuella delbetalningar. För att bedöma vilken inkassoåtgärd vi ska vidta behöver vi även veta något om din ekonomiska situation, levnadsförhållanden, övriga skulder och eventuella utmätningar. Av den anledningen samlar vi in ekonomisk information och skuld information från externa leverantör, såsom kreditupplysningsbolag och myndighet. I samband med detta får dessa aktörer del av vissa av dina personuppgifter. Utifrån uppgifterna bestämmer vi vilket typ av kravbrev som ska skickas, om vi ska vidta rättslig åtgärd såsom ansöka om betalningsföreläggande, starta process vid domstol eller ansöka om verkställighet. I vissa fall bestäms detta med hjälp av metoder som profilering och ingår i en automatiserad process. Det innebär att beslut om åtgärd tas automatiskt efter förutbestämda variabler snarare än att en handläggare manuellt tar beslut i varje enskilt ärende
Du kan vara trygg med oss
Vidare ser vi till att våra IT-system och andra platser där vi lagrar personuppgifter skyddas mot att obehöriga personer ska kunna komma åt informationen, exempelvis genom virusskydd, höga lösenordskrav, loggning i system och så vidare.När vi behöver överföra personuppgifter mellan oss och en part utanför vår miljö, exempelvis vår kund, ser vi till att använda ett säkert överföringssätt.Slutligen ser vi till att säkerhetskopiera våra system och register för att undvika att viktig information om dig förloras. Vivitaly uppmanar alla innehavare och användare av våra registreringssystem att inte föra in anteckningar av känslig karaktär .Du som kund har alltid rätt att få ut en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig, även sådant som lagras i fritextfält i kundregistret.
Vad är cookies och hur använder vi det?
Vi använder inte cookies! På vissa delar av webbplatsen används cookies för att ge dig som besökare tillgång till extra funktioner exempelvis möjlighet att spara lösenord. En cookie är en liten textfil som webbplatsen du besöker begär att få spara på din dator.
Vad sker vid en Personuppgifts Incident?
Om Vivitaly får ett dataintrång eller om en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar kommer den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenter och anmäla den till Datainspektionen och drabbade kunder inom 72 timmar
Beskrivning av GDPR
GDPR har tagits fram för att skydda dig som kund och dina rättigheter avseende hantering och spridning av dina personuppgifter. Tanken är att du som vår gäst skall känna dig trygg med att dina registrerade uppgifter inte används på ett otillbörligt sätt. Nuvarande svenska PUL är egentligen grunden till GDPR och merparten av PUL återfinns i GDPR.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Vivitaly AB, 556902-5603, Folkungagatan 108, 11630 Stockholm är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter.
Vad för slags personuppgifter samlar vi in?
Vi samlar in personuppgifter när ditt företag/du registreras som kund, när du gör beställningar, när du kontaktar oss, prenumererar på nyhetsbrev, deltar i event eller utbildningar etc. Det kan till exempel omfatta kontaktinformation, organisationsnummer eller personnummer samt betalningsinformation. Det kan också gälla bilder som behandlas i dator – även om inga namn nämns, eller olika elektroniska identiteter (t ex IP-nummer) om de kan kopplas till en fysisk person. I samband med att vi samlar in personuppgifter specificeras vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte samt hur länge vi avser att behålla dem.
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Vi säljer eller byter aldrig dina personuppgifter med tredje part för marknadsföringsändamål. Däremot hanteras ibland distribution av nyheter, inbjudningar och annan marknadsföring gemensamt för flera kunder.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar dina uppgifter så länge som det krävs för att uppfylla ovanstående ändamål, eller så länge som vi enligt lag är skyldiga att göra det. IFS är skyldigt att på eget bevåg ta bort personuppgifterna när de inte längre behövs för att uppnå de angivna syftena. Tiden för lagring varierar därför. Nedan beskrivs hur IFS hanterar lagringstider utifrån respektive huvudsakligt syfte.
Personuppgifter som har samlats in under ett inkassoärende sparas i 36 månader efter att inkassoärendet avslutats.Personuppgifter som har samlats för att administrera kundförhållandet, och i förekommande fall för att bedöma kreditvärdighet hos kund, bolagsman eller borgensman sparas i 12 månader efter att kundrelationer upphör och parternas mellanhavanden slutligen har reglerats, Uppgifter som samlats in för att utveckla, analysera och marknadsföra IFS verksamhet sparas under en tid om 12 månader efter den sista kontakten. Om du avanmäler dig från nyhetsbrev eller liknande kommer uppgifterna omedelbart att raderas. Du som har ingått i ett kundavtal med Vivitaly har rätt från och med den 25 maj 2018 att få alla dina personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Tråkigt tycker vi eftersom vi gärna vill erbjuda dig som vår vän, bra erbjudanden och bättre service. Oaktat ovan nämnda lagringstider kan IFS lagra uppgifter längre för ändamålet att försvara och tillvarata rättsliga anspråk. Personuppgifter som är nödvändiga för fakturering och redovisning inom ramen för bokförings ändamål sparas alltid fram till och med det sjunde (7) året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.Dina uppgifter raderas i enlighet med den information du får vid registrering av uppgifter.
Vilka är dina rättigheter?
Du har rätt att när som helst skriftligen begära information om de personuppgifter vi har om dig. Om dessa uppgifter är felaktiga kan du begära att få dem rättade. Du kan alltid begära att få dina personuppgifter raderade. Lagstadgade krav på personuppgifter kan inte raderas.
Kontakta oss genom brev alternativt via e-post, info@vivitaly.se
Alla vars personuppgifter finns registrerade hos oss har rätt att:
• Få information om behandling av personuppgifter i samband med insamling av uppgifter.
• Utan kostnad (dock en gång per år) på begäran få ta del av de personuppgifter som finns registrerade hos oss.
• Få felaktiga personuppgifter rättade eller kompletterade.
• Återkalla ett lämnat samtycke till användning av personuppgifter.
• Få sina uppgifter raderade om dessa inte krävs enligt lagstiftning.
• Avstå från riktad marknadsföring.
• Begära att de uppgifter som du lämnat överförs till annan personuppgiftsansvarig (s k dataportabilitet).
• Informeras om personuppgifts incident som inträffat genom exempelvis data-/säkerhetsintrång.
Personuppgiftsansvarig
Vivitaly Folkungagatan 108, 116 30 Stockholm, Sverige Telefon: +46 (8) 30 10 10
Företagsregister: Bolagsverket. Organisationsnummer: 556902-5603 .Momsregistreringsnummer: SE556902-56031
Information Underhåll – För att ändra dina personuppgifter som finns lagrade om dig vänder du dig till info@vivitaly.se för hjälp
Ja, det var nog allt!
Nu när detta är överstökat välkomnar vi dig att bli en trogen kund av Vivitaly
Hoppas vi ses snart!
